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Entretien professionnel : obligation employeur, fréquence, déroulé

Temps de lecture : 6'

L'entretien professionnel est un outil précieux dans la gestion des ressources humaines. Mais en quoi consiste-t-il exactement, quelles sont les obligations de l’employeur et pourquoi est-il si important ? Quelles sont les bonnes pratiques pour le préparer et pour son déroulé ? Plongeons dans le vif du sujet pour mieux comprendre ce dispositif et son rôle dans le développement des carrières.

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Qu'est-ce qu'un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel, instauré par la loi du 5 mars 2014, est un moment privilégié entre le salarié et son employeur pour discuter des perspectives d'évolution professionnelle

Origines et cadre légal

Issu de la réforme de la formation professionnelle, l'entretien professionnel a pour but de renforcer l'employabilité des salariés et de mieux anticiper les besoins en compétences des entreprises. Il est encadré par des dispositions légales précises qui en définissent la fréquence et les objectifs.

Objectifs de l'entretien professionnel

L'objectif principal est de discuter des perspectives d'évolution professionnelle du salarié, de ses aspirations et des moyens à mettre en œuvre pour y parvenir. Il s'agit également d'identifier les besoins en formation et les actions à entreprendre pour assurer le développement des compétences.

Quelles sont les différences entre entretien annuel et entretien professionnel ? 

Contrairement à l'entretien annuel, qui se concentre sur l'évaluation des performances passées, l'entretien professionnel est orienté vers l'avenir et le développement des compétences. Il vise à préparer le salarié à évoluer dans son poste ou au sein de l'entreprise, en identifiant les formations nécessaires et les compétences clés à développer.

Les obligations de l'employeur au sujet de l’entretien professionnel

Cadre juridique et obligations légales

L'employeur est tenu d'organiser un entretien professionnel tous les deux ans. De plus, tous les six ans, un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié doit être réalisé. Cette obligation concerne toutes les entreprises, quels que soient leur taille et leur secteur d'activité.

Cette régularité permet de suivre de près le développement des compétences du salarié et de s'assurer qu'il bénéficie des formations et des opportunités nécessaires à son évolution professionnelle.

Fréquence des entretiens professionnels

Outre l'entretien biennal, l'employeur doit également proposer cet entretien après certaines périodes d'absence prolongée du salarié, comme un congé maternité, un congé parental d'éducation, ou un congé de longue maladie.

Exceptions et ajustements possibles

Certaines circonstances peuvent nécessiter un ajustement de cette périodicité. Par exemple, des absences prolongées ou des changements dans la structure de l'entreprise peuvent justifier une reprogrammation des entretiens.

Sanctions en cas de non-respect

Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions pour l'employeur. 

Par exemple, dans les entreprises de plus de 50 salariés, si l'entretien professionnel n'a pas été proposé et que le salarié n'a pas bénéficié d'au moins deux des trois mesures suivantes (formation, acquisition d'éléments de certification par la formation ou progression salariale ou professionnelle) sur les six dernières années, une abondance de 3000 euros sur le compte personnel de formation ( CPF) du salarié est prévue.

Comment se déroule un entretien professionnel ?

1 - Préparation de l'entretien

La préparation est essentielle pour le succès de l'entretien. L'employeur et le salarié doivent chacun préparer cet échange. 

L'employeur doit rassembler les informations pertinentes sur le parcours et les performances du salarié, tandis que le salarié doit réfléchir à ses aspirations professionnelles et aux formations qu'il souhaiterait suivre.

Rôle de l'employeur

L'employeur doit créer un environnement propice à un dialogue ouvert et constructif. Il doit également préparer des propositions concrètes pour répondre aux attentes du salarié.

Rôle du salarié

Le salarié doit se préparer en réfléchissant à ses objectifs de carrière, ses besoins en formation et les compétences qu'il souhaite développer. Il est également utile de préparer des questions et des sujets de discussion pour l'entretien.

2 - Conduite de l'entretien

L'entretien doit être conduit dans un cadre serein et constructif. Il est essentiel d'écouter le salarié, de comprendre ses attentes et de proposer des solutions concrètes pour son développement.

Techniques et outils recommandés

L'utilisation de grilles d'entretien et de fiches de suivi peut faciliter le déroulement de l'entretien. Des outils numériques peuvent également être utilisés pour mieux structurer et documenter les échanges.

Exemples de questions types à poser

Les questions type à inclure dans un entretien professionnel :

  • Quels sont vos objectifs de carrière ? 
  • Quelles compétences souhaitez-vous développer ? 
  • Quelles formations pourraient vous aider à atteindre vos objectifs ?

Retrouvez d’autres exemples de questions dans notre guide : “5 modèles d'entretiens et des questions guides pour mieux préparer et orienter vos conversations

3 - Suivi post-entretien

Après l'entretien, un plan d'action doit être mis en place et suivi régulièrement. Ce suivi est crucial pour s'assurer que les actions décidées sont bien mises en œuvre et pour ajuster les plans si nécessaire.

Actions à entreprendre après l'entretien

Après l'entretien, il est capital de mettre en place un plan d'action détaillé et de suivre régulièrement les progrès réalisés. Cela peut inclure l'inscription à des formations, des changements de poste ou des ajustements dans les missions.

Importance du suivi pour l'employeur et le salarié

Un suivi rigoureux est essentiel pour maintenir la motivation du salarié et s'assurer que les actions décidées sont bien mises en œuvre. Cela permet également de réajuster les plans en fonction des évolutions et des besoins du salarié et de l'entreprise.

Les avantages et défis de l'entretien professionnel

Avantages pour l'employeur

L'entretien professionnel permet de mieux anticiper les besoins en compétences et d'optimiser la gestion des talents. Il favorise également la fidélisation des salariés en leur offrant des perspectives d'évolution et de développement.

Avantages pour le salarié

Pour le salarié, c'est une opportunité de discuter de ses aspirations professionnelles et de bénéficier d'un accompagnement personnalisé pour développer ses compétences et progresser dans sa carrière.

Défis courants et solutions

Parmi les défis courants, on trouve la difficulté à instaurer un dialogue ouvert, le manque de suivi des actions décidées ou encore l'insuffisance de ressources pour les formations. Pour y remédier, il est important de bien préparer l'entretien, de s'assurer de la disponibilité des ressources nécessaires et de suivre régulièrement les progrès.

Conseils pour éviter les pièges

Pour éviter les pièges, il est essentiel de bien structurer l'entretien, de favoriser un dialogue constructif et de s'engager à suivre les actions décidées. La transparence et la communication sont également clés pour éviter les malentendus et les frustrations.

Conclusion

En résumé, l'entretien professionnel est un outil essentiel pour le développement des compétences et des carrières. 

Il offre un cadre structuré pour discuter des aspirations professionnelles, identifier les besoins en formation et mettre en place des actions concrètes pour y répondre. 

Une mise en œuvre efficace et un suivi rigoureux sont clés pour maximiser les bénéfices de ce dispositif.

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FAQ

Quelles sont les différences entre un entretien professionnel et un entretien annuel ?

L'entretien professionnel se concentre sur les perspectives d'évolution future et les besoins en formation, tandis que l'entretien annuel évalue les performances passées et les objectifs atteints.

À quelle fréquence doit-on réaliser un entretien professionnel ?

L'entretien professionnel doit être réalisé tous les deux ans, avec un état des lieux récapitulatif tous les six ans.

Quels sont les principaux objectifs d'un entretien professionnel ?

Les principaux objectifs sont de discuter des perspectives d'évolution du salarié, d'identifier les besoins en formation et de mettre en place des actions pour développer les compétences.

Quelles sanctions un employeur risque-t-il en cas de non-respect des obligations légales ?

En cas de non-respect, notamment dans les entreprises de plus de 50 salariés, une abondance de 3000 euros sur le compte personnel de formation du salarié peut être imposée.

Comment se préparer efficacement à un entretien professionnel ?

Pour se préparer efficacement, le salarié doit réfléchir à ses objectifs de carrière, identifier ses besoins en formation et préparer des questions et des sujets de discussion pour l'entretien.

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