Offboarding : définition
Lors de l'arrivée et du départ de collaborateurs au sein d'une entreprise, deux termes clés émergent : onboarding et offboarding.
L'onboarding, bien connu, consiste en l'intégration et l'accueil des nouveaux salariés au sein d'une équipe.
L'offboarding, quant à lui, est parfois négligé par certaines organisations. Pourtant, il s'agit d'une étape cruciale du cycle de vie d'un employé. Il englobe un ensemble de procédures et d'activités qui sont mises en œuvre lors du départ d'un salarié, qu'il soit volontaire ou non.
Ce processus va bien au-delà de la simple récupération de badges d'accès et de matériel de bureau. Il comprend notamment la désactivation des accès aux systèmes informatiques pour protéger la sécurité des données, la gestion de la transition des avantages sociaux, la collecte de tout matériel appartenant à l'entreprise, le versement du solde de tout compte, la remise d'un certificat de travail, la rédaction de lettres de recommandation, et la cessation de contrats et accords confidentiels pour préserver les intérêts de l'entreprise.
En tant que manager ou RH, vous devez prêter une attention particulière à ce processus de gestion des départs. Il est le garant de la sécurité, de la réputation et de la continuité des activités de l'entreprise.
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Les avantages de l'offboarding RH
L'offboarding ne se limite pas à de simples formalités administratives. Bien effectué, ce processus comporte plusieurs avantages stratégiques.
Préservation de la marque employeur
Une gestion efficace du départ des collaborateurs préserve et renforce la marque employeur de l'entreprise. En adoptant de bonnes pratiques, et en traitant les collaborateurs sortants avec respect et bienveillance, vous adressez un message clair : vous accordez de l'importance à chaque membre de votre équipe, même au moment de la fin de contrat.
Dans leur futur milieu professionnel, ces collaborateurs, désormais ambassadeurs de votre marque, parleront de leur expérience positive, ce qui contribuera à améliorer votre notoriété et l'image de l'entreprise. Cette expérience collaborateur positive pourra également être relayée sur les réseaux sociaux. Ces témoignages positifs serviront d'atouts pour attirer à long terme de nouveaux talents hautement qualifiés, qui recherchent une entreprise qui respecte et valorise ses employés à chaque étape de leur parcours professionnel.
Fidélisation et développement du capital humain
Un offboarding bien mené favorise la fidélisation et le retour des anciens collaborateurs (aussi appelés “salariés boomerang”), créant ainsi une boucle vertueuse. Les employés qui ont eu une expérience positive lors de leur départ sont plus enclins à revenir dans votre entreprise à un moment donné de leur parcours. Vous pouvez ainsi capitaliser sur des professionnels familiers avec la culture d'entreprise et de ses processus, ce qui réduit les coûts liés à l'intégration et à la formation des nouveaux collaborateurs.
Transmission des connaissances
Pour bien gérer le départ des salariés sortants, il est indispensable de leur laisser le temps et les moyens de transmettre leurs savoirs avant de partir. Cette transmission des connaissances joue un rôle crucial dans la préservation des compétences et de la productivité au sein de l'entreprise.
Les nouvelles recrues et les employés restants bénéficient ainsi de cet héritage de savoir, ce qui renforce leur efficacité et les fait monter en compétences.
Impact positif sur le climat de l'entreprise
De bonnes pratiques d'offbording ont un effet positif sur le climat de l'entreprise. Elles mobilisent et motivent les collaborateurs restants.
Lorsque les salariés voient que l'entreprise prend soin de ceux qui partent, cela renforce leur sentiment d'appartenance et leur engagement envers la société. Ils se sentent valorisés et considérés, ce qui les encourage à donner le meilleur d'eux-mêmes. Cela se ressentira sur, l'expérience collaborateur, le niveau de satisfaction et l'ambiance au sein de vos équipes.
Comment mettre en place une bonne stratégie d'offboarding ?
La mise en place d'une stratégie d'offboarding RH efficace nécessite une planification minutieuse, des ressources adéquates et un engagement de la part des dirigeants et des managers.
Utiliser des outils dédiés
Certains logiciels et plateformes en ligne offrent des fonctionnalités permettant de suivre et de gérer l'ensemble du processus d'offboarding. Ils facilitent la collecte de données, la gestion des tâches et la communication avec les salariés partants.
Vous pouvez également créer un portail en ligne pour que les collaborateurs trouvent facilement des informations sur le processus de départ, des guides de transition, des formulaires et des liens utiles. Cela permet de centraliser toutes les ressources et d'en faciliter l'accès.
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Former les managers et les dirigeants
La formation des managers et des dirigeants est essentielle pour garantir que le processus de gestion des départs soit réalisé de manière cohérente et professionnelle.
Il est possible d'instaurer des programmes de formation spécifiques à l'offboarding, axés sur la communication, la gestion des émotions, et l'accompagnement des transitions. Ces programmes doivent sensibiliser les responsables aux enjeux de l'offboarding et aux avantages qu'il peut apporter.
Il existe également des opportunités de formation continue pour que les managers et les dirigeants restent à jour sur les dernières pratiques et évolutions en matière de gestion des départs.
Créer des bonnes pratiques de gestion des départs
Impulsez au sein de l'entreprise des bonnes pratiques spécifiques à la gestion des départs. Voici quelques idées :
- Check-lists et guides : élaborez des check-lists détaillées pour chaque étape de l'offboarding, ainsi que des guides de communication et des modèles de formulaires pour garantir une exécution cohérente et sans faille.
- Enquêtes de satisfaction : créez des enquêtes de départ pour recueillir les retours des collaborateurs partants et identifier les domaines d'amélioration potentiels. Analysez régulièrement les données pour affiner vos processus.
Un processus d'offboarding efficace offre des avantages inestimables pour votre entreprise. Pour optimiser la gestion des départs de vos collaborateurs, formez-vous pour apprendre les meilleures pratiques managériales dans ce domaine stratégique.
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