C’est quoi un référentiel des emplois et des compétences ?
Le référentiel de compétences est un outil de gestion des ressources humaines. Il liste les compétences nécessaires à l’entreprise pour assurer sa compétitivité et les met en parallèle avec celles dont elle dispose. Pour chacun des métiers de l’entreprise et des postes de l’entreprise, il détaille les compétences qui y sont liées et qui s’appliquent à son activité.
Celles-ci s’appuient sur les trois piliers que sont :
- Le savoir : l’ensemble des connaissances théoriques acquises par un individu, le plus souvent au cours de sa scolarité.
- Le savoir-faire : la mise en pratique du savoir. Il s’acquiert au fur et à mesure d’expériences concrètes et d’exercices de tâches liées à un métier particulier. C’est ce qui constitue les “hard skills”, les compétences concrètes.
- Le savoir-être : c’est souvent ce qui fait la différence entre deux êtres ayant la même expertise technique. Il fait référence aux qualités personnelles et aux capacités relationnelles au sein d’un organisme. Il est aussi connu sous l’appellation “soft skills”.
Cette vision globale au niveau de l’établissement aide à déterminer les besoins en recrutement, à élaborer le plan de formation et à gérer les parcours professionnels, par le biais de la mobilité professionnelle notamment.
À titre d’exemple, vous pouvez consulter le référentiel de compétences que le Ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse a mis en place pour le bon exercice des métiers de l’enseignement.
Comment élaborer un référentiel de compétences ?
Vous y voyez plus clair sur la définition de ce nouvel outil ? Il nous reste maintenant à vous donner quelques pistes pour construire le vôtre.
Nous avons identifié 7 étapes qui vous aideront à élaborer un document et à le faire vivre pour en faire un allié efficace.
1. Définir les objectifs du référentiel
Cette nomenclature des compétences joue un rôle essentiel dans la diffusion de la culture d’entreprise, en fédérant l’ensemble du personnel autour de références communes. Il est donc important de bien en définir les objectifs.
Ils peuvent prendre des formes aussi variées que :
- Aider à l’élaboration du plan de formation pour combler les écarts entre les compétences existantes et requises.
- Faciliter le recrutement et gérer les carrières.
- Adapter les emplois et compétences aux évolutions.
- Bâtir une Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences pertinente.
2. Établir une gouvernance et impliquer les parties prenantes
Une fois les objectifs clairement établis, il s’agit de mettre en place l’équipe qui sera chargée de mettre au point la matrice. Ce comité de gouvernance est composé de représentants des métiers présents dans l’entreprise, de membres des Ressources Humaines, de collaborateurs ayant une connaissance fine des tâches à accomplir, et de managers des différents services.
3. Collecter les compétences
Il s’agit de faire un inventaire de l’existant et de définir les compétences propres à chaque activité.
Les compétences des collaborateurs
Dans un premier temps, relevez les compétences acquises, en les regroupant par métier, par activité ou par domaine. Pour cela, vous pouvez vous baser sur les fiches de poste déjà en place, les fiches du personnel ou procéder par interview.
Les compétences type liées à l’exercice des tâches
Pour identifier les compétences attendues dans l’exercice de telle ou telle activité, l’équipe chargée de l’élaboration du référentiel peut s’appuyer sur les descriptions fournies par des organismes comme France Travail, l’ONISEP ou les branches professionnelles.
4. Hiérarchiser
À l’intérieur de chaque compétence identifiée, il y a lieu de préciser les degrés de maîtrise attendus.
Ils peuvent, par exemple, être classés de la façon suivante :
- Niveau 1 : notions permettant de gérer un projet basique.
- Niveau 2 : autonomie pour accomplir une tâche de A à Z.
- Niveau 3 : expertise pour effectuer des tâches complexes et gérer des projets.
- Niveau 4 : maîtrise pour être capable d'encadrer une équipe et de transmettre ses connaissances.
5. Construire le référentiel
Il existe plusieurs formes de documents aptes à formaliser un référentiel de compétences. Le plus simple est d’utiliser un tableur, type Excel ou Sheets.
Pour les schémas un peu plus compliqués, un logiciel spécialisé peut s’avérer nécessaire.
Le référentiel peut également être présenté sous forme de cartographie des compétences.
6. Réaliser une veille sur les évolutions des métiers
Nouvelle réglementation, développement d’un nouveau produit, apparition de nouvelles techniques, il faut savoir anticiper l’évolution des métiers. En conséquence, il s’avère souvent nécessaire d’adapter les compétences. Les branches professionnelles publient régulièrement les nouvelles tendances des métiers. Elles sont aidées en cela par les Observatoires Prospectifs des Métiers et des Qualifications (OPMQ) créés par la loi du 4 mai 2004.
7. Actualiser l’outil
Afin que l’outil reste pertinent, il est utile de prévoir des mises à jour régulières, avec implication de toute l’équipe de conception. Le mieux est de définir une périodicité, qui peut être de six à douze mois. Dès que le document a été actualisé, il fait l’objet d’une communication à tous les acteurs concernés dans l’entreprise.
Quels sont les 4 types de compétences ?
Les spécialistes s’accordent généralement pour catégoriser quatre types de compétences.
Les compétences cognitives
Ce sont celles qui correspondent aux capacités dont le cerveau est doté et qui permettent d’interagir avec l’environnement. Elles servent à acquérir, stocker, transformer et utiliser les connaissances.
Les compétences comportementales
Plus fréquemment appelées “soft skills”, elles font référence aux aptitudes et qualités personnelles. Elles interviennent dans la communication, le travail d’équipe, la gestion du temps et l’adaptabilité.
Les compétences techniques
C’est ce qui constitue le savoir-faire ou “hard skills”. Elles correspondent aux connaissances spécifiques pour exercer un métier.
Les compétences sectorielles
Elles démontrent une compréhension approfondie d’un secteur d’activité. Elles sont notamment utiles pour comprendre le marché et la concurrence, appliquer règlements, normes et législation et comprendre l’évolution technologique.
Où trouver un référentiel de compétences ?
Le référentiel de compétence est propre à chaque organisation. Il est toutefois possible de s’inspirer de matrices réalisées par les fédérations et syndicats professionnels, des organismes paritaires (OPCO et OPCA) ou par les ministères et organismes publics liés au secteur.
Vous pouvez aussi vous inspirer de notre démarche sur le référentiel managérial à retrouver dans notre livre blanc.
S’il peut paraître lourd à mettre en place, le référentiel de compétences se révèle rapidement un outil indispensable pour mener à bien une politique de gestion des emplois participant à la compétitivité de l’entreprise.