Parmi la palette d’outils à la disposition des DRH pour mener à bien la GPEC, le référentiel de compétences s’est introduit tout naturellement. Différent des fiches métiers, il permet de mettre en adéquation les qualifications requises pour faire tourner l’entreprise et celles déjà présentes. À quoi correspond-il et comment le mettre en place ? Nous vous proposons de faire un tour d’horizon de ses différentes facettes.
Le référentiel de compétences est un outil de gestion des ressources humaines. Il liste les compétences nécessaires à l’entreprise pour assurer sa compétitivité et les met en parallèle avec celles dont elle dispose. Pour chacun des métiers de l’entreprise et des postes de l’entreprise, il détaille les compétences qui y sont liées et qui s’appliquent à son activité.
Celles-ci s’appuient sur les trois piliers que sont :
Cette vision globale au niveau de l’établissement aide à déterminer les besoins en recrutement, à élaborer le plan de formation et à gérer les parcours professionnels, par le biais de la mobilité professionnelle notamment.
À titre d’exemple, vous pouvez consulter le référentiel de compétences que le Ministère de l’Éducation nationale et de la Jeunesse a mis en place pour le bon exercice des métiers de l’enseignement.
Vous y voyez plus clair sur la définition de ce nouvel outil ? Il nous reste maintenant à vous donner quelques pistes pour construire le vôtre.
Nous avons identifié 7 étapes qui vous aideront à élaborer un document et à le faire vivre pour en faire un allié efficace.
Cette nomenclature des compétences joue un rôle essentiel dans la diffusion de la culture d’entreprise, en fédérant l’ensemble du personnel autour de références communes. Il est donc important de bien en définir les objectifs.
Ils peuvent prendre des formes aussi variées que :
Une fois les objectifs clairement établis, il s’agit de mettre en place l’équipe qui sera chargée de mettre au point la matrice. Ce comité de gouvernance est composé de représentants des métiers présents dans l’entreprise, de membres des Ressources Humaines, de collaborateurs ayant une connaissance fine des tâches à accomplir, et de managers des différents services.
Il s’agit de faire un inventaire de l’existant et de définir les compétences propres à chaque activité.
Dans un premier temps, relevez les compétences acquises, en les regroupant par métier, par activité ou par domaine. Pour cela, vous pouvez vous baser sur les fiches de poste déjà en place, les fiches du personnel ou procéder par interview.
Pour identifier les compétences attendues dans l’exercice de telle ou telle activité, l’équipe chargée de l’élaboration du référentiel peut s’appuyer sur les descriptions fournies par des organismes comme France Travail, l’ONISEP ou les branches professionnelles.
À l’intérieur de chaque compétence identifiée, il y a lieu de préciser les degrés de maîtrise attendus.
Ils peuvent, par exemple, être classés de la façon suivante :
Il existe plusieurs formes de documents aptes à formaliser un référentiel de compétences. Le plus simple est d’utiliser un tableur, type Excel ou Sheets.
Pour les schémas un peu plus compliqués, un logiciel spécialisé peut s’avérer nécessaire.
Le référentiel peut également être présenté sous forme de cartographie des compétences.
Nouvelle réglementation, développement d’un nouveau produit, apparition de nouvelles techniques, il faut savoir anticiper l’évolution des métiers. En conséquence, il s’avère souvent nécessaire d’adapter les compétences. Les branches professionnelles publient régulièrement les nouvelles tendances des métiers. Elles sont aidées en cela par les Observatoires Prospectifs des Métiers et des Qualifications (OPMQ) créés par la loi du 4 mai 2004.
Afin que l’outil reste pertinent, il est utile de prévoir des mises à jour régulières, avec implication de toute l’équipe de conception. Le mieux est de définir une périodicité, qui peut être de six à douze mois. Dès que le document a été actualisé, il fait l’objet d’une communication à tous les acteurs concernés dans l’entreprise.
Les spécialistes s’accordent généralement pour catégoriser quatre types de compétences.
Ce sont celles qui correspondent aux capacités dont le cerveau est doté et qui permettent d’interagir avec l’environnement. Elles servent à acquérir, stocker, transformer et utiliser les connaissances.
Plus fréquemment appelées “soft skills”, elles font référence aux aptitudes et qualités personnelles. Elles interviennent dans la communication, le travail d’équipe, la gestion du temps et l’adaptabilité.
C’est ce qui constitue le savoir-faire ou “hard skills”. Elles correspondent aux connaissances spécifiques pour exercer un métier.
Elles démontrent une compréhension approfondie d’un secteur d’activité. Elles sont notamment utiles pour comprendre le marché et la concurrence, appliquer règlements, normes et législation et comprendre l’évolution technologique.
Le référentiel de compétence est propre à chaque organisation. Il est toutefois possible de s’inspirer de matrices réalisées par les fédérations et syndicats professionnels, des organismes paritaires (OPCO et OPCA) ou par les ministères et organismes publics liés au secteur.
Vous pouvez aussi vous inspirer de notre démarche sur le référentiel managérial à retrouver dans notre livre blanc.
S’il peut paraître lourd à mettre en place, le référentiel de compétences se révèle rapidement un outil indispensable pour mener à bien une politique de gestion des emplois participant à la compétitivité de l’entreprise.
