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Qu’est-ce que l’onboarding RH ?
Onboarding définition :
L’onboarding est un processus d’intégration qui vise à faciliter l’accueil de nouveaux salariés au sein d’une entreprise. Cette immersion permet de leur faire découvrir les valeurs, les outils à utiliser, les fonctionnalités et les ressources d’une société. La mise en place de ce processus comporte de nombreux avantages, notamment l’optimisation de la marque employeur, le développement de la productivité et la fidélisation de chaque collaborateur.
Selon une étude Glassdoor, un onboarding réussi peut accroître la productivité des équipes jusqu’à 70 % et augmenter de 82 % le taux de rétention des nouvelles recrues. Il occupe donc une place importante parmi les enjeux phares des experts des ressources humaines.
Ce processus d’intégration permet de convaincre les candidats qui vous rejoignent. Les nouveaux salariés doivent être confortés dans leur choix pour mieux s'investir dans l’entreprise. Grâce à ces approches d’intégration et d’acculturation, ils peuvent (se) construire une image intéressante de la société.
Il est essentiel de prévoir un programme optimal pour favoriser cette période de socialisation par excellence pour le collaborateur. Réussir cette intégration au travail permet d’améliorer les performances de l’entreprise et de transformer le nouvel arrivé en ambassadeur de marque.
Les éléments clés du processus d’onboarding :
Ce qui est déterminant dans l’onboarding comme dans la phase de pré-onboarding (soit la période entre la fin d’un recrutement et le début du contrat de travail) c’est de chercher à :
- Construire un début d'expérience collaborateur optimal pour créer les conditions de l'engagement sur la durée
- Confronter la promesse (du recrutement) à la réalité du collaborateur pour vérifier qu'elles sont alignées
- S'assurer que l'expérience soit au rendez-vous pour éviter la désillusion et d'autres externalités négatives. Une marque employeur inspirante ne vaut rien si la promesse n’est pas incarnée et vécue par le collaborateur.
Avant toute chose, l’enjeu de l’onboarding est de vérifier l’adéquation entre la promesse faite au candidat et la réalité terrain.
Quels sont les avantages de l’onboarding ?
Il existe plusieurs avantages à mettre en œuvre un processus d’intégration des salariés au sein d’une entreprise.
Gain de temps considérable et sécurisation accrue des données
L’automatisation du processus d’intégration administratif est une solution idéale pour éviter l’envoi manuel des documents clés par le département des ressources humaines. Grâce à ce dispositif automatique, vous pouvez créer des flux de travail pour gagner du temps.
Cela est considéré comme le meilleur moyen de sécuriser les données sensibles. De ce fait, les dossiers sont saisis et validés en ligne, et les informations liées aux employés sont envoyées vers un système de stockage protégé.
Amélioration de l’expérience fournie aux employés
Grâce à un outil de gestion d’onboarding collaborateur, il est possible d’envoyer en un clic aux employés les informations nécessaires pour assurer la réussite de leur intégration dans une entreprise. Cela inclut la politique organisationnelle de votre société, le règlement intérieur, les documents de formation, la structuration hiérarchique, etc.
Conformité avec la réglementation en vigueur
Durant le processus d’intégration d’un salarié, l’entreprise est soumise à une multitude d’obligations légales. Grâce à cet outil, il est possible de faciliter les procédures administratives liées à l’accueil des nouveaux employés. De plus, vous réduisez les risques d’erreur qui peuvent avoir un effet négatif sur la réglementation de votre système de recrutement.
Optimisation du processus d’accueil des nouvelles recrues
Un logiciel conçu pour l’accueil des nouveaux employés permet de simplifier le suivi du processus d’intégration et de collecter des informations qui peuvent être exploitées afin d’optimiser l’onboarding d’une entreprise.
Avec les données reçues lors de l’accueil des collaborateurs, le gestionnaire RH peut analyser les obstacles susceptibles d’entraver l’intégration des nouvelles recrues et définir les solutions à mettre en place.
Comment réussir un programme d’onboarding ?
D’après une étude de l’ agence de recrutement Easyrecrue en 2018, 20 % des nouveaux collaborateurs qui travaillent dans une société envisagent de la quitter lors du premier jour à cause d’un accueil défectueux sur le plan humain, matériel et administratif.
Communiquer avec le nouveau collaborateur de manière régulière
Si un candidat professionnel est sollicité par la société, les attentions baissent de manière conséquente une fois l’annonce d’emploi acceptée. L’envoi des informations utiles est donc indispensable, notamment le programme d’accueil initial. De cette manière, l’individu peut aborder avec sérénité cette étape souvent perçue comme stressante.
Une communication optimale permet de mettre en confiance les nouveaux salariés pour créer les meilleures conditions possibles.
Faire une bonne première impression
L’arrivée dans une entreprise est un événement à prendre en considération, car c’est le premier jour en tant que membre de l’équipe. Il est recommandé de gérer les aspects administratifs, notamment l’analyse des documents légaux, la signature des contrats de travail, etc. Le livret d’entreprise joue un rôle crucial dans une organisation, car il comporte des informations relatives à la société. De plus, c’est un moyen de communication de la marque employeur.
Il est conseillé d’organiser une visite des locaux et de faire une présentation auprès des collaborateurs pour permettre aux nouvelles recrues de s’adapter à l’organisation. Lors de la pause de midi, vous pouvez organiser un déjeuner avec les membres du département ou le manager. Ce moment offre une meilleure opportunité d’échanges et facilite la cohésion d’équipe. Vous devez donc laisser aux salariés la possibilité de s’exprimer de manière régulière et de poser certaines questions.
Déterminer les objectifs de travail tout en formant les nouveaux candidats
Bien que l’aspect humain soit essentiel, il faut noter que le processus d’intégration doit être fonctionnel. Afin d’assurer une adaptation optimale au poste de travail, vous devez établir un onboarding avec des objectifs concrets dès le premier jour du nouveau collaborateur.
Afin de garantir l’atteinte des objectifs, vous devez mettre en pratique un programme de formation. Les procédures, les outils de travail et le domaine dans lequel l’individu peut augmenter son expertise doivent être abordés.
L'importance de la personnalisation du processus d'accueil
Il est essentiel de noter que l'accueil ne doit pas être un processus figé ou uniforme pour tous les nouveaux collaborateurs. En effet, une approche personnalisée peut grandement améliorer l'expérience de l'employé. Prendre en compte le rôle spécifique, les compétences et les attentes de chaque nouvel arrivant permet d'offrir un parcours plus adapté et pertinent. La personnalisation de l'expérience d'accueil est un levier puissant de satisfaction et d'implication des nouveaux salariés.
L'importance de la technologie dans l'accueil moderne
Avec l'évolution constante des technologies, les outils numériques jouent un rôle de plus en plus central dans les processus d'accueil. Les plateformes d'apprentissage en ligne, par exemple, permettent de dispenser des formations adaptatives et interactives, qui facilitent l'apprentissage et la rétention des informations essentielles. Les technologies de réalité augmentée ou virtuelle commencent également à être utilisées pour des visites virtuelles des locaux ou pour simuler des situations de travail, offrant ainsi une immersion pratique sans risques.
Voici quelques exemples d’outils pour faciliter l’onboarding :
1. BambooHR : Ce logiciel RH tout-en-un est idéal pour les petites et moyennes entreprises. Il offre une solution d'onboarding simple et personnalisable qui permet de suivre l'avancement des nouveaux employés et de s'assurer que rien n'est oublié pendant le processus d'intégration.
2. Workday : Conçu pour les grandes entreprises, Workday est une solution complète qui intègre la gestion de l'onboarding à l'ensemble des processus RH. Sa plateforme permet de créer des checklists d'accueil personnalisées et de gérer les tâches administratives liées à l'intégration des nouveaux employés.
3. Talmundo : Cet outil d'onboarding rend le processus d'intégration plus engageant grâce à sa plateforme interactive. Il propose des parcours personnalisés, des jeux et des quiz pour accueillir les nouveaux venus de manière ludique et informative.
4. Lusha : Ce système de gestion de l'apprentissage est parfait pour les formations en ligne lors de l'onboarding. Avec Lusha, les nouveaux employés peuvent suivre des parcours d'apprentissage sur mesure et à leur propre rythme.
5. Slack : Bien plus qu'un outil de communication, Slack peut être utilisé pour intégrer et accueillir les nouveaux arrivants en leur fournissant un espace où ils peuvent poser des questions, trouver des ressources et se connecter avec leurs collègues.
6. Asana : Cet outil de gestion de projet peut être détourné pour l'onboarding en créant des projets dédiés à l'intégration de chaque nouvel employé, avec des tâches et des échéances claires pour les formations, les réunions de bienvenue et les check-ins réguliers.
7. Enboarder : Spécifiquement conçu pour l'onboarding, Enboarder met l'accent sur l'expérience des employés. Il permet de créer des workflows interactifs et engageants qui peuvent être adaptés à chaque nouvel arrivant.
L'intégration des aspects de bien-être et de développement personnel
Une dimension souvent sous-estimée de l'accueil est l'attention portée au bien-être et au développement personnel du nouvel employé. Proposer dès le début des programmes axés sur l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle, la gestion du stress ou le développement de compétences soft skills, peut renforcer l'engagement et le bien-être des salariés. Cela montre également que l'entreprise investit dans le développement global de ses collaborateurs, et pas seulement dans leurs compétences techniques.
L'accueil comme vecteur de diversité et d'inclusion
Un processus d'accueil bien conçu doit également prendre en compte la diversité et l'inclusion. Cela signifie que l'entreprise doit s'assurer que son processus d'accueil est accessible et respectueux de tous, quelles que soient les différences culturelles, de genre, d'âge ou de capacité. Cela peut se traduire par des formations dédiées à la diversité, des supports de communication adaptés et un soutien aux groupes de réseaux d'employés.
Exemple d’onboarding réussi :
Voici quelques exemples d'intégration réussie qui illustrent comment une intégration bien pensée peut avoir un impact positif sur les nouveaux employés et l'entreprise dans son ensemble :
1. Google : Le géant de la tech a mis en place un processus d'intégration qui commence avant même le premier jour du nouvel employé. Google envoie un courriel aux nouveaux arrivants les informant de ce qu'ils doivent attendre et de ce qui est attendu d'eux. Le premier jour, ils sont accueillis avec leur matériel déjà configuré et un planning de formation détaillé. Ils reçoivent également l'aide d'un Googler expérimenté qui les guide durant leurs premières semaines.
2. Zappos : La célèbre entreprise de vente de chaussures en ligne offre un programme d'intégration d'un mois, où les nouveaux employés passent du temps à apprendre la culture de l'entreprise et à effectuer chaque type de tâche au sein de l'entreprise, y compris de passer des commandes et de parler aux clients. Zappos veut s'assurer que chaque employé, quel que soit son poste, comprend bien la valeur de la satisfaction client.
3. Twitter : Twitter offre un programme d'intégration très complet, avec une journée d'introduction appelée Yes to Desk, où les nouveaux employés reçoivent un aperçu de la culture de l'entreprise, rencontrent des membres clés de l'équipe et se familiarisent avec les outils et processus internes. Ils bénéficient également d'un programme de mentorat pour les accompagner tout au long de leurs premiers mois.
4. Etsy : La plateforme de vente en ligne pour les articles faits main et vintage a mis en place un programme d'intégration qui comprend des cours de fabrication pour que les employés puissent comprendre la communauté des vendeurs et acheteurs qu'ils servent.
5. Salesforce : Salesforce accueille ses nouveaux employés avec un programme d'intégration appelé Salesforce Ohana, qui met l'accent sur la culture d'entreprise et les valeurs de l'entreprise. Les nouveaux arrivants participent à des formations sur les produits, des ateliers et des activités de team-building pour renforcer leur sentiment d'appartenance.
6. Netflix : Netflix est connu pour son document de culture d'entreprise qui est partagé avec les nouveaux employés. L'entreprise se concentre sur la responsabilité individuelle et l'auto-motivation. Les nouveaux employés reçoivent une grande liberté dès le début, ce qui les incite à s'engager pleinement dans leur rôle. Ces exemples montrent l'importance d'un processus d'intégration bien structuré et centré sur la culture d'entreprise, l'engagement des employés et la préparation au rôle spécifique de chacun. Ils servent de modèle pour des entreprises qui cherchent à développer ou améliorer leur processus d'intégration des nouveaux collaborateurs.
En conclusion, l'accueil est un investissement stratégique, qui dépasse la simple formalité administrative. Un programme d'intégration innovant et bien pensé est un facteur clé pour attirer, retenir et engager les talents au sein de votre entreprise. Il est donc crucial de continuer à l'adapter et à l'améliorer en fonction des retours des employés et des évolutions du marché du travail.
Pour aller plus loin, découvrez également les enjeux de l'offboarding et comment une bonne gestion du départ des collaborateurs peut être bénéfique pour votre marque employeur en lisant notre article détaillé : "Offboarding RH : Ne négligez pas le départ de vos collaborateurs"