Qu’est-ce qu’un entretien annuel d’évaluation ?
Définition
L’entretien annuel d’évaluation est un temps d’échange entre un salarié et son supérieur hiérarchique. Il a pour but de faire le point sur les performances de l’employé au cours de l’année écoulée, au regard des objectifs fixés.
Contrairement à l’entretien professionnel, qui doit avoir lieu au minimum tous les deux ans, le Code du Travail ne prévoit aucune obligation concernant l’évaluation. Lorsqu’elle est mise en place par l’entreprise, elle doit s’appliquer à tous les salariés, qui ne peuvent s’y soustraire.
Buts
Il s’agit d’un face-à-face au cours duquel le salarié peut s’exprimer sur ses aspirations et ses souhaits d’évolution. Le manager évalue son collaborateur en mettant en avant ses points forts et ses points faibles. Il ne s’agit pas de juger ou de sanctionner, mais de repérer les freins qui peuvent empêcher l’individu d’être efficace.
Conséquences
Lors du déroulement de l’entretien, le manager incite le collaborateur à construire un plan de développement. La direction peut alors décider de mettre en place une formation, de recourir au mentorat ou de modifier le parcours professionnel, par le jeu de la mobilité.
Comment faire passer l’entretien d’évaluation ?
La tenue d’entretiens annuels d’évaluation est régie par l’article L1222-3 du Code du Travail.
Information du personnel
L’employeur ne peut décider seul de procéder aux évaluations professionnelles. S’il décide d’inclure ce processus dans sa politique de gestion des ressources humaines, il doit au préalable en informer l’ensemble du personnel.
Dans les entreprises de plus de 50 salariés, il doit obtenir l’aval Comité Social et Économique. Rappelons que ce CSE réunit, depuis le 1ᵉʳ janvier 2020, les précédentes instances du personnel qu’étaient le CHSCT, les DP et le CE. Certaines branches professionnelles prévoient cette évaluation dans leur convention collective.
Techniques utilisées
La convention régissant les entretiens de performances doit notamment décrire les méthodes et techniques qui seront utilisées. Celles-ci incluent le système de notation et la grille d’évaluation.
Quelles sont les étapes de l’entretien annuel des performances ?
Pour une bonne gestion de l’entretien annuel d’évaluation, il est recommandé de respecter un certain nombre d’étapes.
Étape 1 - La préparation
Le supérieur hiérarchique doit prévenir le salarié suffisamment à l’avance, pour que celui-ci puisse se préparer. Une grille d’autoévaluation peut lui être remise à cette occasion, afin qu’il ne soit pas pris au dépourvu lors de l’entretien.
De son côté, le manager prépare une grille d’évaluation, consulte la fiche de poste de l’employé et les données de performances fournies par les KPI.
Étape 2 - L’accueil
L’entretien d’évaluation est souvent source de stress pour le collaborateur, même talentueux. Créer une atmosphère détendue dans un endroit qui respecte la confidentialité va lui permettre de se détendre et d’aborder ce face-à-face dans les meilleures conditions. Une salutation courtoise et des remerciements pour sa présence sont également de mise.
Étape 3 - Le bilan de l’année écoulée
C’est l’enjeu même de l’entretien : dresser un bilan des réalisations par rapport aux objectifs et faire le point sur les forces et faiblesses du salarié. En dehors des échanges sur ses performances, c’est son ressenti qu’il est intéressant de recueillir.
Quelles ont été ses sources de satisfaction au cours de ses missions ? Quelle peut être la cause des moins bonnes performances ? Quel est son feedback sur la façon dont il est managé et sur les conditions de mise en œuvre de ses tâches ?
Étape 4 - La recherche d’améliorations
À partir des éléments mis en évidence, les deux interlocuteurs s’attachent à rechercher des pistes d’amélioration. Elles peuvent provenir aussi bien de l’entreprise que du salarié lui-même.
Un élargissement de son champ d’action ou, au contraire, un allègement de la charge de travail, la mise en place d’un plan de développement incluant des formations, font partie des solutions à mettre en place.
Étape 5 - La fixation de nouveaux objectifs
En fonction des résultats de l’année passée, des décisions prises pour l’évolution et des besoins de l’entreprise, le manager et son collaborateur définissent ensemble les objectifs pour l’année suivante.
Étape 6 - La conclusion
En associant le salarié, le meneur de l’entretien rédige un compte-rendu qui fait la synthèse des échanges. Il reprend les constatations de l’un et de l’autre, les axes d’amélioration et les nouveaux objectifs. Chacun des interlocuteurs le signe et il servira de base pour le prochain entretien.
Comment se déroule l’entretien d’évaluation ?
Qui participe ?
Dans la majorité des cas, l’entretien prend place entre le salarié et son N+1, c’est-à-dire, la personne à qui il reporte au quotidien. Toutefois, il peut arriver qu’il se déroule avec le N+2, à savoir le supérieur hiérarchique de son manager ou un membre des ressources humaines. Cette formule est particulièrement indiquée en cas de situation conflictuelle, qui ne permettrait pas l’objectivité nécessaire.
Faciliter le dialogue
L’entretien annuel d’évaluation est un moment très important, il faut veiller à réunir les bonnes conditions pour que chacun des protagonistes se sente à l’aise. Une préparation en amont, type feedback à 360° pour le manager (recueil des avis de l’entourage professionnel) et autoévaluation pour le salarié faciliteront le dialogue.
Prendre le temps
Une heure suffit généralement pour faire un bilan complet. Cependant, il est préférable de prévoir plus large, pour laisser l’employé s’exprimer pleinement.
Quelles sont les questions à poser ?
Pour un dialogue riche, privilégier les questions ouvertes, tout en alternant avec quelques questions fermées pour obtenir des réponses factuelles et précises.
Quelques exemples :
- “Comment vous sentez-vous dans votre poste ?”
- “Êtes-vous satisfait de vos relations avec vos collègues ou supérieurs ?”
- “Pensez-vous avoir atteint vos objectifs de l’année passée ? Quel pourcentage avez-vous réalisé ?”
- “De quelles réalisations êtes-vous le plus fier ?”
- “Avez-vous dû faire face à des difficultés ?”
- “Quelles compétences avez-vous développées cette année ?” “Quelles sont celles que vous aimeriez acquérir ?
- “Quelles sont vos aspirations professionnelles à 5 ans ? à 10 ans ?”
- “Avez-vous des suggestions sur la façon d’améliorer l’environnement de travail ?”
La liste n’est pas exhaustive, elle peut facilement être complétée en gardant à l’esprit de balayer à la fois le savoir-être et le savoir-être, les réalisations et les aspirations et tout ce qui peut satisfaire l’entreprise et le salarié.
L’entretien annuel d’évaluation est un moment privilégié entre un employé et l’un de ses supérieurs, pour faire le bilan de l’année écoulée et mettre en place un plan d’action pour l’avenir. C’est un outil-clé de gestion des ressources humaines.
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