Qu'est-ce qu'une fiche de fonction ?
Avant d’aborder la conception d’une fiche de fonction, penchons-nous sur sa définition et sa raison d’être.
Selon le Larousse, en économie, une fonction est “un ensemble d'opérations coordonnées qui, dans l'entreprise, tendent à la réalisation des objectifs qu'elle se fixe.”
Concrètement, la fiche de fonction est un outil de management des Ressources Humaines qui sert à définir précisément les attentes de l’entreprise sur l’exercice d’un métier donné.
Quel est son rôle ?
Elle s’applique généralement à une branche spécifique et donne une vision claire du rôle que doivent jouer les différents acteurs au sein d’un service.
Elle définit les missions et activités et évolue en fonction de la transformation des métiers.
Que doit-elle contenir ?
La conception d’une fiche de fonction varie selon les activités, mais comporte un certain nombre de chapitres essentiels.
- L’intitulé de la fonction. C’est le titre en vigueur au sein de l’organisation.
- Le lien hiérarchique. Il permet au titulaire de connaître sa position dans l’organigramme.
- Les missions rattachées à la fonction, éventuellement détaillées en tâches
- Les compétences et qualités élémentaires
- Les qualifications nécessaires.
Quelle est la différence entre fiche de métier, de fonction ou de poste ?
Les trois termes apparaissent régulièrement dès lors qu’il est question d’organisation du travail. Ils peuvent même parfois être confondus tant ils ont d’interactions.
La fiche métier
Le terme est utilisé pour nommer les descriptifs établis par France Travail. Chaque fiche comporte :
- la définition du métier,
- les conditions d’accès à l’emploi,
- les conditions d’exercice de l’activité,
- l’environnement de travail,
- les activités et compétences de base et spécifiques.
Les organismes de recrutement et les employeurs déclinent ces fiches métiers pour les adapter à leurs besoins.
Exemples :
- Fiches assistanat commercial et responsable commercial selon le ROME.
- Fiches recruteurs : Apec ou CEGOS.
La fiche de fonction
Elle est conçue par le Service Ressources Humaines. Elle explique à quoi va servir le métier au sein de l’entreprise. Généraliste, elle est commune à plusieurs secteurs ou services de l’organisme.
Pour reprendre l’un des exemples ci-dessus, différents assistants commerciaux peuvent œuvrer au sein de l’entreprise : clients grands comptes, clients export, marketing ou distribution. L’intitulé du poste, la description, les compétences requises et qualifications demandées seront identiques.
Exemple : fiche de fonction assistant commercial
La fiche de poste
Elle brosse le portrait du profil de poste en décrivant de façon détaillée les tâches qui incombent à son titulaire. Elle reprend une partie du descriptif de la fiche de fonction et le complète avec les spécificités liées au travail attendu. Elle peut indiquer les missions spécifiques liées au poste, le diplôme ou le savoir-faire requis, ainsi que le savoir-être.
Toujours avec le même exemple, l’assistant commercial export sera chargé de commercialiser les produits à l’export, il doit maîtriser au moins une langue étrangère, avoir des capacités d’adaptation et de l’appétence pour l’interculturel.
Exemple : fiche de poste assistant commercial export
Quel est le rôle de la fiche de fonction dans la GPEC ?
Même si elle n’entre pas dans les obligations légales du Droit du Travail, la fiche de fonction joue un rôle de premier plan pour la mise en œuvre de la Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences.
Elle est également un atout de la GEPP, en donnant une vision claire des besoins de l’entreprise et en offrant aux collaborateurs une base de négociation pour gérer leur carrière.
Analyse des besoins et des compétences actuelles et futures
La compilation des fiches de fonction et la mise en corrélation avec les compétences existantes font ressortir les manques ou les redondances. Grâce à cette analyse, les RH connaissent leurs besoins en main-d’œuvre et peuvent décider s’il y a lieu de procéder à des recrutements, des transferts de compétence ou de faire évoluer les individus.
Développement des compétences et des carrières
La fiche de fonction est un support précieux pour l’entretien annuel.
Démarche d’évolution initiée par le salarié
Le collaborateur connaît précisément les attentes de l’organisme et sait comment il se situe dans l’environnement de travail. Il est à même d’établir un plan de carrière en comparant les fonctions nécessaires à l’entreprise et son propre poste.
Lors de la discussion avec le manager ou le responsable, il peut mettre en avant certaines de ses compétences qui ne sont pas mises à profit. À contrario, il peut demander à bénéficier de formations pour en acquérir de nouvelles. Son interlocuteur dispose des éléments lui permettant d’évaluer la pertinence de la demande.
Accompagnement à la mobilité interne
La proposition d’évolution d’un collaborateur peut être initiée par le manager et la Direction des Ressources Humaines. En fonction des qualités démontrées par le salarié et avec la connaissance des besoins de l’entreprise, un nouveau parcours professionnel peut être mis en place.
Construction des plans de formation
Les besoins en formation sont mis en évidence par l’analyse des fiches de fonction. Le croisement entre les compétences nécessaires et les savoir-faire ou savoir-être du personnel en place aide à définir les formations à mettre en place.
Aide au recrutement
Claire et détaillée, la fiche de fonction facilite le recrutement. Elle peut facilement être transposée en offre d’emploi et permet de cibler les bons profils. Lors de l’entretien d’embauche, elle sert de support et facilite la communication. Le temps gagné à vérifier les compatibilités peut être utilisé pour travailler sur le savoir-être du candidat et faire ressortir des soft skills susceptibles d’être des gages de réussite de la future collaboration.
En bref, la fiche de fonction, nommée de métier ou de poste selon les établissements, est un outil essentiel pour associer épanouissement du personnel et croissance de l’entreprise.
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